Als Eventagentur mit über 20 Jahren Erfahrung wissen wir genau, worauf es beim Teilnehmendenmanagement ankommt. Kein System am Markt konnte unseren hohen Ansprüchen genügen. Deshalb haben wir unser eigenes entwickelt – und kontinuierlich optimiert. Mit einer perfekten Mischung aus Standardisierung und Individualisierung. So können wir uns 100% darauf verlassen, dass immer alles reibungslos funktioniert.

Ihre Event-Landingpage ist die erste Anlaufstelle für Ihre potentiellen Gäste. Hier begrüßen Sie Interessenten, präsentieren die wichtigsten Informationen und machen Lust auf die Veranstaltung. Über einen Button gelangen die Teilnehmenden auf die Online-Registrierung.

• Gestaltung in Ihrem Corporate Design
• Alle Informationen zur Veranstaltung kompakt auf einer Website
• Programm, Highlights, Referierende, Sponsoren und mehr
• Möglichkeiten für Aussteller und Sponsoren
• Informationen zur Location, zu Anfahrt und Hotels
• Link zur Online-Registrierung (siehe Registrierungs-Modul)
• … und mehr

Anmelden muss schnell und einfach gehen! Genau das ist die Stärke unseres Registrierungs-Moduls. Was genau abgefragt wird, definieren wir gemeinsam mit Ihnen im Vorfeld. Persönliche Einladung oder offene Registrierung? Zahlungspflichtig oder kostenlos? Verschiedene Teilnehmendenkategorien mit unterschiedlichen Berechtigungen? Wir konfigurieren den Prozess ganz nach Ihren Anforderungen.

• Einladungen mit persönlichem Code (geschlossene Anmeldung) oder ohne Code (offene Anmeldung)
• Automatisierter Versand von Remindern, Teasern, Bestätigungen etc.
• Abfrage der persönlichen Daten
• Warenkorb mit frei konfigurierbaren Artikeln, bei Bedarf unterschiedliche Preise je nach Teilnehmendenkategorie
• Abfrage weiterer Informationen, bei Bedarf in Abhängigkeit von zuvor gebuchten Artikeln oder von den Kategorien
• Automatische Rechnungstellung
• Zahlungsverkehr über Kreditkarte, Paypal oder Rechnung
• Automatischer Versand der Bestätigung per E-Mail inkl. Ticket
• … und mehr

Schluss mit endlosen Telefonaten und Excel-Tabellen! Mit dem Referierenden-Modul wird die Verwaltung von Personen, die im Programm eine Rolle spielen, kinderleicht – z.B. Referierende, Moderator:innen oder Künstler:innen. Die Daten können durch die Akteuer:innen selbst eingegeben werden – hierfür erhalten diese per E-Mail einen entsprechenden Zugang. So müssen Sie nicht mehr jede einzelne Person persönlich kontaktieren und alle Informationen und Daten einzeln anfordern.

• Bequeme Erfassung und Verwaltung aller Daten, z.B. personenbezogene Daten, Fotos und Kurzbiografien der Akteur:innen, Titel und Kurzbeschreibungen der Vorträge, Upload von Präsentation etc.
• Übersichtliche Darstellung über bereits vorhandene und noch fehlende Daten
• Einfacher Versand von Remindern
• Bequemer Export aller Daten, z.B. für die Erstellung von Programmheften etc.
• … und mehr

Sie planen eine Veranstaltung mit einem Call-for-Papers? Sie möchten eingereichte Beiträge oder Abstracts schnell und einfach sammeln und bewerten? Dann unterstützt Sie das Jury-Modul beim gesamten Prozess – vom Einreichen über das Reviewing und Bewerten bis hin zum Benachrichtigen über Zu- und Absagen. Alle Daten werden zentral gespeichert und sind jederzeit online verfügbar.

• Bequeme Registrierung der Autor:innen und Einreichen der Abstracts per Online-Tool
• Definition von Chair-Personen und Gutachter:innen mit unterschiedlichen Berechtigungen
• Chairperson: Vorauswahl der Einreichungen und Zuweisen der Gutachter:innen, finale Auswahl
• Gutachter:innen: Bequeme Sichtung und Bewertung der Abstracts
• Bewertungssystem frei konfigurierbar
• Bequeme Zusagen und Absagen per Klick durch automatisierte E-Mails
• … und mehr

Auch bei der Verwaltung von Austellern nimmt Ihnen der WelcomeManager einen Großteil der Arbeit ab. Alle Aussteller erhalten Zugang zu ihrem individuellen Aussteller-Backend und laden dort sämtliche Informationen selbstständig hoch. Sie behalten stets den Überblick und können Reminder bequem per Klick versenden. Einfacher geht’s nicht.

• Hinterlegung unterschiedlicher Ausstellerpakete mit jeweils unterschiedlichen Konfigurationen und Berechtigungen
• Eingabe von Unternehmensdaten wie Logo, Bilder und Texte durch den Aussteller
• Anlegen des Standpersonals durch den Austeller
• Bei Bedarf: Eingabe und Upload von Informationen und Daten zu interaktiven Formaten wie Vorträgen, Workshops etc. durch den Aussteller
• Übersichtliche Darstellung von Deadlines und bereits hochgeladenen bzw. noch fehlenden Daten und Informationen
• Einfacher Versand individueller Reminder
• … und mehr

Herzlich willkommen! Beim Einlass werden Ihre Gäste persönlich begrüßt und erhalten ihr Namensschild sowie alle relevanten Infos. Damit sich die Teilnehmenden von Anfang an wohlfühlen, setzen wir beim Vor-Ort-Service auf gute Planung, modernste Technik und hervorragende Performance unserer Hosts und Hostessen. So verhindern wir lange Warteschlangen und gewährleisten eine reibungslose Akkreditierung.

• Hoch motivierte geschultes Personal
• Laptops mit WelcomeManager Onsite-Modul für schnellen Zugriff auf alle Teilnehmendendaten
• Ticket/Barcode-Scanner – alternativ können die Gäste auch einfach ihren Namen nennen
• Spontane Korrekturen der Teilnehmendendaten vor Ort möglich
• Badge-Drucker – Namensschilderdruck schnell und unkompliziert
• Sekundengenaue Übersicht über eingebuchte Gäste und No-Shows
• Ausgabe von Give-aways und Info-Material
• … und mehr

Wir wissen genau, worauf es bei virtuellen und hybriden Events ankommt. Mit unserer individuell anpassbaren digitalen Event-Plattform realisieren wir professionelle und anspruchsvolle Events ganz einfach virtuell oder hybrid. Mit herausragendem Funktionsumfang und einer umfassenden Palette an Services wie Livestream-Produktion und Tech-Support bieten wir Ihnen die perfekt auf Sie zugeschnittene Lösung.

• Umsetzung der Plattform in Ihrem Corporate Design
• Foyer & Programmübersicht: Übersichtliche Darstellung der Agenda und Programminhalte
• Vortragsräume & Bühnen: Flexible Livestream- und Videofunktionen, Unterstützung bei Bauchbinden, Hintergründen und professioneller Bildregie
• Votings & Chats: Chat- und Voting-Funktion mit komfortablem Tool für Chat-Redakteur:innen
• Networking: Umfangreiche Möglichkeiten für virtuelle Kaffeetische, Meet & Greets, 1-zu-1 Textchats, Workshops und mehr
• Aussteller & Sponsoren: Umfangeiche Möglichkeiten, Partner und Eventsponsoren in Szene zu setzen, flexibler Austellerbereich, Unterstützung bei der Akquise
• Kreative Add-ons: Quiz, Graphic Recording, Nachwuchskräfte-Pool, Unternehmens-Lounges, Umfragen etc.
• … und mehr

Sie möchten immer auf dem neuesten Stand sein und Buchungsdaten selbst verwalten? Dann nutzen Sie Ihren Zugang zum WelcomeManager Backend. Hier erhalten Sie einen schnellen Überblick über alle Buchungen und Einnahmen, können Teilnehmende manuell an-, ab- oder ummelden, sekundengenaue Reports exportieren – und vieles mehr.

• Dashboard mit aktuellen Übersichten, z.B. zum Buchungsstand, zu den Einnahmen, zur Teilnehmendenstruktur etc.
• Suchfunktion
• Anlegen neuer Teilnehmenden
• Manuelle Änderung oder Löschung bereits eingegebener Teilnehmendendaten
• Generierung von Rabattcodes / Gutscheincodes
• Generierung von Einladungscodes
• Manueller Versand von Einladungen oder Remindern
• Sekundengenaue Auswertungen und Reports
• Verwaltung der Referierenden (falls das Referierenden-Modul gebucht wurde)
• Verwaltung der Aussteller (falls das Aussteller-Modul gebucht wurde)
• … und mehr